Планирование аккредитации
Планирование аккредитации – ключевой этап подготовки любого крупного мероприятия. Именно на данном этапе мы подробно изучаем потребности организаторов и участников, выявляя специфические особенности конкретного события. Это позволяет создать чёткое понимание целей и задач процесса аккредитации и разработать подробный план действий, способствующий успешной реализации мероприятия.
Что включает процесс планирования аккредитации:
Анализ требований: тщательное изучение всех особенностей мероприятия, включая цели, целевую аудиторию, формат проведения и ожидаемые масштабы участия.
Формулировка функциональных заданий: разработка детального плана мероприятий, охватывающего всю цепочку процессов от подачи заявок до формирования итоговой аналитики.
Определение форматов предоставления услуг: выбор наиболее удобных и эффективных способов взаимодействия с участниками, в зависимости от пожеланий заказчика и требований к проведению мероприятия.
Создание организационной структуры Аккредитационного центра: формирование команды специалистов, распределённых по ключевым направлениям работы.
Регламентирующие документы: подготовка аккредитационной политики мероприятия, схем зонирования площадки мероприятия, регламентов работы, инструкций и процедур, регулирующих порядок аккредитации различных категорий участников. Организация взаимодействия и координации с федеральными органами исполнительной власти (ФОИВ).
Подбор технологий и оборудования: оценка потребностей в технических средствах и программного обеспечения для эффективной обработки регистрационных данных и выдачи аккредитационных документов.
Оценка рисков: выявление возможных проблем и определение мер по минимизации негативных последствий.
Таким образом, грамотное планирование помогает обеспечить прозрачность и эффективность всего процесса аккредитации, существенно снижая вероятность ошибок и задержек на последующих этапах.
Для проработки вашего мероприятия заполните бриф организатора (ссылка на анкету заказчика), мы свяжемся с Вами и подберем оптимальное решение для Вашего мероприятия и совместно проработаем последующие этапы.
Организация он-лайн сервисов и работа с клиентскими группами
Автоматизация мероприятий
Это современный инструмент, позволяющий эффективно управлять ключевыми аспектами мероприятия, такими как регистрация, личные кабинеты участников, управление и аналитика данных, информационная поддержка.
Для оптимальной работы сервисов необходимо на основе данных, полученных на этапе планирования, необходимо сформулировать четкие технические требования к каждому модулю системы. Важно учитывать объемы данных, интенсивность нагрузки, сценарии использования и особые характеристики мероприятия.
Кроме того, для правильной работы с этими данными рекомендуется привлекать специально подготовленный персонал, прошедший обучение и имеющий опыт работы с большим объемом данных.
Автоматизация мероприятий всех типов: конгрессы, выставки, форумы, фестивали на платформе SUM1.
Платформа SUM1 предлагает универсальное решение для автоматизации любых видов мероприятий, начиная от крупных международных форумов и заканчивая локальными выставочными проектами. Ее ключевые преимущества включают:
-
гибкость настройки интерфейсов и функционала платформы под индивидуальные нужды каждого организатора мероприятия;
-
различные функциональные блоки под любые задачи – от форм регистрации и личных кабинетов до приема платежей и выгрузки результатов ПЦР-тестирования;
-
высокий уровень безопасности благодаря современным технологиям защиты персональных данных;
-
поддержку многоязычных интерфейсов для удобства иностранных участников.
Мобильное приложение мероприятия с гибким набором функций
Современное мобильное приложение становится незаменимым инструментом эффективного общения между организаторами и участниками мероприятия. Мы предлагаем разработку уникального решения, которое позволит каждому заказчику реализовать собственный набор необходимых функциональных возможностей, учитывая специфику конкретного события.
Приложение предоставляет следующие возможности:
-
доступ к расписанию и программе: пользователи получают удобный интерфейс для просмотра подробного расписания, списков участников и организаторов;
-
онлайн-запись на отдельные сессии и мероприятия: Участники могут зарегистрироваться на интересующие их активности прямо из приложения;
-
push-уведомления: информирование пользователей о важных событиях, обновлениях программы и последних новостях непосредственно на устройствах пользователей;
Обработка данных и информационное сопровождение всех клиентских групп
Участие в любых мероприятиях, будь то крупный международный форум или небольшая специализированная конференция, предполагает особую ответственность организаторов за точность предоставленных участниками данных.
Контроль качества вводимой информации оказывает прямое влияние на успешность самого мероприятия и репутацию его организаторов.
Контроль над точностью данных обеспечивает:
-
безопасность представителей всех клиентских групп — благодаря точной обработке персональных сведений исключается риск утечек и несанкционированного доступа.
-
эффективность взаимодействия — достоверная информация позволяет оперативно решать возникающие проблемы клиентов и избегать задержек в обслуживании.
-
удобство планирования логистических процессов — точные данные помогают оптимизировать маршруты доставки товаров, минимизировать издержки и повысить скорость исполнения заказов.
-
повышает качество итоговой аналитики — правильные исходные сведения позволяют получать объективные аналитические отчёты, полезные для принятия управленческих решений и улучшения качества предоставляемых услуг.
Верность личной информации становится особенно важной именно потому, что даже небольшие ошибки могут привести к серьезным последствиям. Неверно указанный номер телефона помешает своевременному уведомлению, ошибка в имени создаст неудобства при идентификации гостя, неправильный электронный адрес приведет к невозможности отправки важных документов.
Для больших форумов это критично в силу огромного количества участников и масштаба ответственности. Но не менее значимо внимание к деталям и на небольших специализированных конференциях, где каждый участник ценится индивидуально и любые проблемы становятся заметнее.
Работа с данными и информационная работа требует высокой квалификации сотрудников, поскольку от их профессионализма зависит успешность всего события.
Этот персонал должен быть обеспечен детализированными рабочими схемами, методичками и пошаговыми инструкциями, адаптированными конкретно под каждое мероприятие.
Важно отметить, что в нашем штате уже имеются подготовленные специалисты, обладающие необходимым уровнем компетенций для качественного выполнения указанных задач.
Подготовка статистики и аналитических отчётов в процессе и по итогам мероприятия
Мы предоставляем комплексный пакет аналитической отчетности, включающий:
-
статистику по количеству участников с разделением по заданным параметрам – позволяет увидеть распределение количества посетителей мероприятия по различным критериям (например, возраст, пол, регион проживания), что помогает лучше понять целевую аудиторию;
-
анализ нагрузки на пропускные пункты и центры аккредитации – показывает загруженность точек входа и центров регистрации, выявляет узкие места и даёт возможность оптимизировать процессы пропуска и аккредитации;
-
статистику посещаемости мероприятий и активности отдельных сегментов аудитории – отражает динамику посещения различных секций и площадок мероприятия, позволяя выявить наиболее востребованные направления и форматы активности среди разных категорий гостей;
-
рекомендации по улучшению дальнейших мероприятий на основании полученных результатов - формирует выводы и рекомендации, направленные на повышение эффективности организации последующих мероприятий, улучшение программы и инфраструктуры, исходя из собранных данных и анализа.
Эти данные помогают заказчику оптимизировать бюджет будущих проектов и повысить качество обслуживания.
Таким образом, РКА предлагает комплексное решение для полного цикла обслуживания ваших мероприятий, обеспечивающее высокое качество и удобство для всех заинтересованных сторон.
Организация центров аккредитации
Техническое оснащение центров аккредитации:
Центры аккредитации требуют качественного технического оснащения, обеспечивающего бесперебойную работу всей инфраструктуры, наличие собственного парка оборудования и профильных специалистов позволяет нам реализовать эту задачу на самом высоком уровне.
В парке РКА:
-
компьютеры и ноутбуки – используются для ввода и обработки регистрационных данных участников, формирования списков и отчётности, автоматизации документооборота;
-
принтеры для различного типа печати и различных видов беджей – обеспечивают печать идентификационных карт, визиток, значков, браслетов и прочих элементов персонализации участников;
-
фотокамеры - необходимы для быстрого фотографирования участников при выдаче удостоверений личности и для фиксации значимых моментов события;
-
ламинаторы для защиты транспортных пропусков и беджей - придают документам дополнительную прочность и защиту от повреждений, влаги и износа;
-
терминалы считывания: сканеры штрих-кода и RFID-терминалы – для активации меток, ускоряют процесс верификации участников;
-
Wi-Fi и сетевое оборудование - создают стабильную связь между всеми устройствами системы регистрации, обеспечивая бесперебойную работу оборудования даже при большом количестве пользователей;
-
автоматизированные киоски самообслуживания: интерактивные терминалы для самостоятельной регистрации участников -упрощают процедуру оформления заявок и получение документов, сокращая нагрузку на персонал и повышая комфорт участников;
-
системы электронной очереди для повышения качества организации работы центров – организуют порядок обслуживания, снижают стрессовые ситуации и повышают эффективность работы сотрудников центра регистрации.
Все оборудование соответствует высоким стандартам надежности и производительности, обеспечивая быстрое обслуживание потока гостей даже в условиях пиковых нагрузок.
Разработка дизайна и производство расходных материалов аккредитации
Дизайн аккредитационных документов (бейджей, лент, транспортных пропусков, флоутеров, расширителей доступа и прочих элементов) играет важную роль в создании фирменного стиля мероприятия и формировании имиджа организаторов.
Мы предлагаем широкий спектр аккредитационных документов, учитывая предпочтения каждого клиента. Это могут быть как традиционные бумажные браслеты, так и современные карты с микрочипом, разнообразные способы крепления и оригинальные решения для оформления транспортных пропусков.
Основные компоненты дизайна и производства материалов аккредитации:
-
индивидуальные дизайн-концепции: графический макет каждого типа пропуска (для участников, спикеров, журналистов, VIP-гостей), учитывающий логотипы партнеров и тематику мероприятия;
-
материалы высокого качества: использование прочных пластиков и ламината для долговечности изделий;
-
технические требования: возможность нанесения индивидуальной информации (ФИО, фотография, электронный код);
-
безопасность: специальные голографические наклейки и прочие защитные элементы, предотвращающие подделку и несанкционированный доступ.
Предоставление временного обученного персонала
Профессиональная команда — залог успешной работы центров аккредитации.
Наш персонал проходит строгий отбор и профессиональное обучение. Мы используем многоуровневую структуру, где каждый специалист выполняет конкретные задачи согласно своей квалификации: руководители, администраторы, техподдержка, операторы и волонтёры обеспечивают бесперебойную работу центров аккредитации.
Но всех их отличает одно – они проходят обязательный отбор, тестирование, проходят обучение в зависимости от круга обязанностей и имеют релевантный опыт работы.
Опыт позволяет нам быстро реагировать на любые сложности - каждый сотрудник знаком с инструкциями по решению нетипичных ситуаций благодаря обширному опыту и внутренним стандартам компании.
Наши кризис-менеджеры мгновенно реагируют на возникающие проблемы, предлагая эффективные решения даже в сложных условиях.
Удалённый бэк офис берёт на себя значительную часть рутинных задач, позволяя сотрудникам на местах сосредоточиться на ключевых направлениях и улучшая общую эффективность организации.
Комплексный подход обеспечивает безупречную организацию центров аккредитации, гарантируя высокое качество обслуживания и комфорт участников мероприятий.
